I file memorizzati sul disco fisso sono di diversi formati e ciascuno di essi, secondo specifiche differenti, può conservare in sé informazioni importanti, utili per l'utente. Attraverso il data mining viene costruito e mantenuto un database indice. Per ciascun file salvato sul disco fisso, il desktop search annota nell'archivio indice il nome di file e cartella, i cosiddetti metadati (ad esempio, nome dell'autore, titoli, commenti,…) ed il contenuto dei documenti (solo per quelli salvati con un formato direttamente supportato dal programma di desktop search).

L'indicizzazione riguarda anche gli archivi di posta elettronica: molti dei programmi che vi presentiamo sono in grado di riconoscere sul sistema la presenza di client e-mail come Outlook Express, Outlook, Mozilla Thunderbird od Eudora e procedere all'analisi di tutti i messaggi in archivio. Dopo la guerra tra browser si profila un'aspra battaglia in un campo nuovo come quello dei tool per il desktop searching. Tutti i colossi, quali Google, Yahoo! e Microsoft, si sono affrettati infatti a presentare le loro soluzioni. A questi si è aggiunta Copernic, software house dalle dimensioni più modeste che ha però saputo sviluppare uno strumento completo, efficiente ed efficace.

Per la semplicità d'installazione, la facilità d'uso, la perfetta integrazione con la shell di Windows e con i principali browser web, i client di posta ed i formati di file supportati, per le funzionalità messe a disposizione, si merita, al momento, la palma di vincitore. L'unico neo è rappresentato dal fatto che Copernic Desktop Search non è al momento disponibile in italiano (così come Yahoo! Desktop Search).

E' bene sottolineare che tutti i software desktop search, immediatamente dopo l'installazione, avviano l'operazione di indicizzazione del disco fisso: questa fase può richiedere diverso tempo per poter essere completata, proporzionalmente al numero di file e di e-mail memorizzati sul personal computer. Generalmente, tutti i programmi proposti effettuano l'indicizzazione sfruttando i momenti di inattività del sistema: questo per evitare che le “performance” globali possano risentirne negativamente.

Non appena il software per il desktop search rileva la presenza dell'utente di fronte al PC (uso del mouse o della tastiera), sospende temporaneamente la procedura di indicizzazione. E' bene tenere presente, inoltre, che è possibile già effettuare delle ricerche mentre l'indicizzazione iniziale è ancora in corso anche se i risultati che si otterranno non saranno né completi né affidabili. Dopo la prima indicizzazione non ci saranno altri “tempi morti”: il database dei vari programmi sarà aggiornato in tempo reale ogniqualvolta si creano, copiano, modificano o cancellano file o e-mail.

WinFS: il file system del futuro per ricerche istantanee
Si chiama WinFS (acronimo di Windows Future Storage; il nome potrebbe comunque non essere quello definitivo) il nuovo file system che, molto probabilmente, non debutterà insieme con Windows Vista, così come inizialmente preventivato, ma verrà lanciato, nella sua versione definitiva, con Windows Longhorn Server (uscita prevista per il 2007) o con il primo Service Pack per Vista. WinFS rappresenterà un deciso cambiamento di rotta rispetto a quanto sinora avvenuto: il nuovo file system, pur poggiando le sue fondamenta su NTFS, utilizza una tecnologia di derivazione SQL Server per fornire tutte le funzionalità di indicizzazione e ricerca istantanea dei dati memorizzati sul disco fisso.

WinFS sarà un file system che prenderà le mosse da caratteristiche che contraddistinguono i database relazionali ed utilizzerà pesantemente XML. Piuttosto che rappresentare un file con un singolo nome, WinFS prova a gestire insiemi di oggetti similari (e-mail, contatti della rubrica, tipi di documento) fornendo funzionalità di indicizzazione e ricerca basate su parole chiave.

L'obiettivo è quello di unire mondi diversi come quello dei database relazionali, oggetti, XML e file system fatti di documenti non strutturati con il concetto di metadati. Gli interessati possono trovare a questo indirizzo un'introduzione al file system WinFS.